1. Identidad y domicilio del responsable
1.1 VIRTUD CLOUD, con domicilio físico y legal conocido en la ciudad de Monterrey, Nuevo León («Virtud Cloud»), es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en este aviso, en los términos del artículo 15, fracción I de la Ley.
1.2 Conforme al artículo 29 de la Ley, se designa como área encargada de atender las solicitudes de derechos ARCO al Departamento de Datos Personales, con correo [email protected] y domicilio el señalado en el punto anterior.
2. Cuándo somos responsable y cuándo encargada
2.1 Virtud Cloud es una plataforma que las instituciones educativas y las organizaciones contratan para administrar su operación escolar y sus cursos. Por eso intervenimos en dos posiciones distintas, y es importante distinguirlas:
| Situación | Nuestra posición | Quién decide sobre esos datos |
|---|---|---|
| Datos de quien registra y administra una institución, y de quien nos contacta o contrata | Responsable | Virtud Cloud, conforme a este aviso |
| Datos de alumnos, docentes, personal, madres, padres y tutores que la institución carga en su espacio | Encargada (artículo 2, fracción XII de la Ley) | La institución, que es la responsable y emite su propio aviso de privacidad |
2.2 Cuando actuamos como encargada tratamos los datos únicamente conforme a las instrucciones de la institución y para prestarle el servicio; no los usamos para finalidades propias. Si eres alumno, docente, madre, padre o tutor, el aviso de privacidad que rige tu información es el de tu institución, y a ella debes dirigir tus solicitudes de derechos ARCO.
2.3 Lo anterior se detalla en la cláusula 26 de los Términos y Condiciones.
3. Datos personales que tratamos
3.1 Como responsable, tratamos las categorías siguientes:
| Categoría | Datos |
|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, apellidos, correo electrónico, número de celular y, en su caso, teléfono fijo |
| Datos de la institución | Nombre, tipo, país, número aproximado de alumnos y subdominio elegido |
| Autenticación | Contraseña cifrada, código de verificación enviado por SMS y registros de inicio de sesión |
| Técnicos y de uso | Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, fecha y hora de acceso, y páginas o funciones utilizadas |
| Facturación (solo planes de pago) | Razón social, RFC, domicilio fiscal, régimen, uso de CFDI y referencias de pago |
| Soporte | Contenido de los reportes, mensajes y evidencias que nos envías |
3.2 No recabamos datos financieros de tarjetas: cuando existe un pago, los datos de la tarjeta se capturan directamente en el procesador de pagos, que es quien los trata.
4. Datos personales sensibles
4.1 En nuestro carácter de responsable no recabamos ni tratamos datos personales sensibles, en los términos del artículo 2, fracción VI de la Ley.
4.2 Si una institución decide registrar en su espacio datos sensibles de sus usuarios —por ejemplo, estado de salud, alergias, discapacidad o creencias religiosas—, dichos datos se alojan bajo su responsabilidad. Corresponde a la institución obtener el consentimiento expreso y por escrito que exige el artículo 8 de la Ley, y justificar la finalidad legítima y concreta del tratamiento.
5. Datos de menores de edad
5.1 Para registrar una institución y crear una cuenta de administrador se requiere ser mayor de edad. No recabamos datos de menores en nuestro carácter de responsable.
5.2 Los datos de alumnos menores de edad que una institución incorpore a su espacio se tratan por nosotros como encargada. Corresponde a la institución obtener el consentimiento de quienes ejerzan la patria potestad o tutela cuando la ley lo exija, informarles el tratamiento y atender sus solicitudes, conforme a la cláusula 27 de los Términos y Condiciones.
5.3 En ningún caso usamos datos de alumnos con fines de mercadotecnia, publicidad o elaboración de perfiles comerciales.
6. Finalidades primarias
6.1 Las finalidades siguientes son necesarias para prestar el servicio y dan origen a la relación jurídica contigo:
- Crear y administrar tu cuenta y el espacio de tu institución.
- Verificar tu número de celular mediante un código enviado por SMS, y verificar tu correo electrónico.
- Autenticarte, mantener tu sesión y permitirte recuperar el acceso.
- Asignar y operar el subdominio de tu institución, y verificar su legitimidad conforme a la cláusula 9 de los Términos y Condiciones.
- Prestar soporte técnico y atender tus reportes y solicitudes.
- Enviarte comunicaciones operativas: avisos de seguridad, mantenimientos, cambios al servicio, a los Términos o a este aviso, y vencimientos.
- Facturar y cobrar, cuando exista un plan de pago, y cumplir las obligaciones fiscales y contables correspondientes.
- Mantener la seguridad de la Plataforma, prevenir fraudes, abusos y suplantaciones, y conservar registros de auditoría.
- Atender requerimientos de autoridad competente y ejercer o defender derechos en procedimientos.
6.2 Si te opones a estas finalidades no podremos prestarte el servicio.
7. Finalidades secundarias
7.1 Las siguientes no son necesarias para el servicio y puedes negarte a ellas sin que eso afecte tu cuenta:
- Enviarte información comercial sobre nuevas funciones, planes, eventos, seminarios o contenidos educativos.
- Invitarte a encuestas de satisfacción, pruebas de nuevas funciones o programas piloto.
- Elaborar estadísticas y análisis agregados de uso para mejorar la Plataforma.
- Mencionar a tu institución como usuaria de Virtud Cloud en materiales de difusión, previa autorización expresa.
8. Fundamento del tratamiento
8.1 Las finalidades primarias se realizan sin requerir consentimiento, porque los datos son necesarios para cumplir la relación jurídica entre tú y nosotros, conforme al artículo 9, fracción IV de la Ley, y para atender obligaciones legales.
8.2 Para las finalidades secundarias operamos con base en el consentimiento tácito previsto en el artículo 7 de la Ley: si al poner a tu disposición este aviso no manifiestas tu negativa por los medios de la sección 9, entenderemos que las consientes.
8.3 No tratamos datos financieros o patrimoniales que requieran consentimiento expreso conforme al artículo 7 de la Ley, salvo los datos fiscales necesarios para facturar, que derivan de la relación contractual.
9. Opciones y medios para limitar el uso o divulgación
9.1 Puedes limitar el uso o divulgación de tus datos mediante cualquiera de estas vías:
- Escribir a [email protected] indicando qué uso deseas limitar.
- Usar el enlace de baja incluido en cada comunicación comercial.
- Ajustar tus preferencias de notificaciones dentro de la Plataforma, en Configuración de Perfil -> Notificaciones.
- Rechazar las cookies no necesarias, conforme a la Política de Cookies.
9.2 Estas vías no sustituyen el ejercicio de los derechos ARCO, que se tramita conforme a la sección 10.
10. Derechos ARCO
10.1 Tienes derecho a acceder a tus datos personales y conocer las condiciones de su tratamiento; a solicitar su rectificación cuando sean inexactos, incompletos o estén desactualizados; a solicitar su cancelación; y a oponerte a su tratamiento por causa legítima, incluidos los tratamientos automatizados que te produzcan efectos jurídicos no deseados o afecten significativamente tus intereses, en términos de los artículos 22 a 26 de la Ley.
10.2 Para ejercerlos, envía tu solicitud a [email protected] o al domicilio de la sección 1. Conforme al artículo 28 de la Ley, la solicitud debe contener:
- Tu nombre y domicilio, o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten tu identidad o, en su caso, la identidad y personalidad de tu representante.
- La descripción clara y precisa de los datos sobre los que ejerces el derecho, salvo que se trate del derecho de acceso.
- La descripción del derecho que pretendes ejercer o lo que solicitas.
- Cualquier otro elemento que facilite la localización de tus datos.
10.3 Tratándose de rectificación, deberás indicar además las modificaciones a realizar y aportar la documentación que sustente tu petición, conforme al artículo 30 de la Ley.
10.4 La cancelación no procederá cuando se actualice alguno de los supuestos del artículo 25 de la Ley, por ejemplo, cuando los datos sean necesarios para el desarrollo y cumplimiento de un contrato o deban tratarse por disposición legal.
10.5 Si eres alumno, docente o integrante de una institución, dirige tu solicitud a esa institución, que es la responsable de tus datos. Si la recibimos nosotros, te lo haremos saber y la canalizaremos.
11. Plazos y costos
11.1 Comunicaremos la determinación adoptada dentro de los veinte días hábiles siguientes a la recepción de tu solicitud y, de resultar procedente, la haremos efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes a esa comunicación, conforme al artículo 31 de la Ley. Ambos plazos pueden ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen, lo cual te será notificado.
11.2 El ejercicio de los derechos ARCO es gratuito. Solo podremos cobrar los costos de reproducción, copias o envío, conforme al artículo 34 de la Ley. Si proporcionas el medio para reproducir los datos, la entrega será sin costo.
11.3 El acceso se tendrá por cumplido cuando pongamos los datos a tu disposición, o mediante copias simples o documentos electrónicos, conforme al artículo 32 de la Ley.
12. Revocación del consentimiento
12.1 Puedes revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado para las finalidades secundarias, escribiendo a [email protected] desde el correo asociado a tu cuenta e indicando de forma clara qué tratamiento deseas que cese.
12.2 La revocación no tendrá efectos retroactivos y no aplica a las finalidades primarias mientras subsista la relación contractual o una obligación legal, conforme al artículo 7 de la Ley.
12.3 Atenderemos la revocación en los mismos plazos señalados en la sección 11.
13. Remisiones a encargados
13.1 Para operar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta y bajo nuestras instrucciones. Conforme al artículo 2, fracción XX de la Ley, estas remisiones no constituyen transferencias y no requieren tu consentimiento.
| Tipo de proveedor | Finalidad | Ubicación |
|---|---|---|
| Infraestructura de servidores en la nube | Alojar la Plataforma y las bases de datos | EE. UU. |
| Infraestructura de almacenamiento en la nube | Alojar el contenido generado por el usuario | Canadá y Unión Europea |
| Envío de mensajes SMS | Entregar los códigos de verificación | México y España |
| Correo transaccional | Enviar avisos operativos y de seguridad | EE. UU. |
| Procesadores de pago | Cobrar planes y colegiaturas | México y EE. UU. |
| Facturación electrónica | Emitir comprobantes fiscales | México |
| Monitoreo y soporte | Detectar errores y atender reportes | EE. UU. |
13.2 A cada proveedor le imponemos obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de este aviso. Algunos se ubican fuera de México, por lo que tus datos pueden almacenarse o procesarse en el extranjero.
14. Transferencias
14.1 No vendemos, arrendamos ni comercializamos datos personales.
14.2 Podremos transferir tus datos sin requerir tu consentimiento únicamente en los supuestos del artículo 36 de la Ley, en particular:
| Destinatario | Finalidad | Fundamento |
|---|---|---|
| Autoridades competentes | Atender requerimientos, órdenes judiciales y obligaciones fiscales | Art. 36, fracciones I y V |
| Sociedades del mismo grupo que operen bajo las mismas políticas | Administración y soporte del servicio | Art. 36, fracción III |
| Asesores legales, contables y auditores | Cumplimiento de obligaciones y defensa de derechos | Art. 36, fracciones VI y VII |
| Adquirente, en caso de fusión, escisión o venta de activos | Continuidad del servicio | Art. 36, fracción VII |
14.3 Conforme al artículo 35 de la Ley, el tercero receptor asume las mismas obligaciones que corresponden a Virtud Cloud como responsable, y se le comunicará este aviso y las finalidades a las que sujetaste el tratamiento.
15. Cookies y tecnologías similares
15.1 La Plataforma usa cookies e identificadores de sesión para autenticarte, resolver el espacio de tu institución, proteger los formularios, recordar preferencias y, con tu consentimiento, medir el uso de forma agregada.
15.2 El detalle, la duración y la forma de desactivarlas están en la Política de Cookies. No usamos cookies de publicidad ni de perfilado.
16. Medidas de seguridad
16.1 Conforme al artículo 18 de la Ley, mantenemos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger tus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado, considerando el riesgo existente, las posibles consecuencias para ti, la sensibilidad de los datos y el desarrollo tecnológico.
16.2 Entre otras: aislamiento lógico entre los espacios de cada institución, cifrado de las comunicaciones, almacenamiento de contraseñas mediante funciones de derivación, control de accesos por roles, registro de eventos, monitoreo, respaldos y actualizaciones de seguridad.
16.3 Conforme al artículo 20 de la Ley, quienes intervienen en el tratamiento están obligados a guardar confidencialidad, obligación que subsiste aun después de terminada su relación con nosotros.
17. Vulneraciones de seguridad
17.1 Conforme al artículo 19 de la Ley, te informaremos de forma inmediata las vulneraciones de seguridad ocurridas en cualquier fase del tratamiento que afecten de forma significativa tus derechos patrimoniales o morales, para que puedas tomar las medidas que correspondan a su defensa.
17.2 El aviso indicará la naturaleza del incidente, los datos comprometidos, las recomendaciones aplicables y las acciones correctivas adoptadas.
17.3 Cuando el incidente ocurra respecto de datos que tratamos como encargada, lo notificaremos a la institución responsable, a quien corresponde avisar a las personas titulares.
17.4 Si detectas una vulnerabilidad o un acceso indebido, repórtalo a [email protected].
18. Conservación, bloqueo y supresión
18.1 Conservamos tus datos mientras exista la relación contractual y, después de su terminación, durante los plazos siguientes:
| Información | Plazo | Motivo |
|---|---|---|
| Cuenta y contenido del espacio institucional | 30 días | Permitir la exportación o reactivación (cláusula 32 de los Términos) |
| Comprobantes fiscales y registros contables | 5 años | Obligaciones fiscales |
| Registros de acceso y auditoría | 12 meses | Seguridad y prevención de fraudes |
| Evidencia de aceptación de los Términos | Mientras subsistan responsabilidades | Acreditar el consentimiento |
| Respaldos | 30 días | Continuidad operativa |
18.2 Conforme al artículo 10 de la Ley, cuando los datos dejen de ser necesarios para las finalidades de este aviso serán suprimidos previo bloqueo. El bloqueo consiste en conservarlos únicamente para determinar posibles responsabilidades, sin tratarlos, hasta que concluya el plazo de prescripción legal o contractual, conforme a los artículos 2, fracción III y 24 de la Ley. Concluido ese periodo se procede a su cancelación y se te dará aviso.
19. Cambios a este aviso
19.1 Este aviso puede modificarse por cambios legales, nuevas finalidades, cambios en el servicio o en nuestras prácticas de privacidad.
19.2 Conforme al artículo 15, fracción VI de la Ley, las modificaciones se comunicarán mediante la publicación de la versión vigente en esta página, con su fecha de actualización, y, tratándose de cambios relevantes, mediante un aviso dentro de la Plataforma o un correo electrónico a la dirección registrada, con al menos 15 días de anticipación.
19.3 Si pretendemos tratar tus datos para una finalidad distinta a las previstas aquí, solicitaremos nuevamente tu consentimiento, conforme al artículo 11 de la Ley.
20. Autoridad competente
20.1 Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, o que en el tratamiento existe una infracción a la Ley, puedes presentar una solicitud de protección de datos ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente conforme a los artículos 2, fracción XV y 38 de la Ley.
20.2 Conforme al artículo 40 de la Ley, la solicitud debe presentarse dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha en que se te comunique nuestra respuesta. Si no recibes respuesta, podrás presentarla a partir de que venza el plazo que teníamos para responder.
21. Aviso de privacidad simplificado
Conforme al artículo 16, fracción II de la Ley, cuando los datos se recaban por medios electrónicos debe mostrarse un aviso simplificado que remita a este aviso integral. El texto siguiente es el que debe desplegarse en el formulario de registro:
22. Aceptación
22.1 Al crear una cuenta, marcar la casilla de aceptación o continuar usando la Plataforma, manifiestas que este aviso fue puesto a tu disposición y que conoces su contenido.
22.2 Conservaremos el registro electrónico de esa aceptación, con la fecha, la hora, la versión del aviso y el identificador de la cuenta.
